ITエンジニアに必須のスキル！Office(Word、Excel、PowerPoint)の基礎をマスターする方法

ITエンジニアといえば、プログラミングやシステム設計といった専門的なスキルが思い浮かびます。

しかし、実はOfficeスキル、特にWordとExcelの基礎的な使い方は、ITエンジニアにとって不可欠なスキルなのです。なぜでしょうか？私の過去の経験を踏まえて、ITエンジニアになる前に知りたかった情報をまとめて詳しく解説します。

ITエンジニアとOfficeスキルの意外な関係性

なぜITエンジニアにOfficeスキルが必要なのでしょうか？理由は大きく４つあります。

ドキュメント作成のため

• 設計書や仕様書：システム開発では、設計書や仕様書といった詳細なドキュメントを作成する必要があります。Wordの表機能や図形を活用することで、わかりやすく、かつ正確なドキュメントを作成できます。
• 報告書：上司やクライアントへ進捗状況や結果を報告する際、Wordで作成された文書は、プロフェッショナルな印象を与えます。また問題が発生した際の報告書などでもWordでの文章作成が必要となるケースもあり、インデントの設定や表の作成などのスキルが必要です。

データ分析のため

• ログデータ分析：システムの稼働状況を把握するために、ログデータをExcelで集計・分析することがあります。
• プロジェクト管理：プロジェクトの進捗状況やタスクの割り当てをExcelで管理することで、効率的な作業が可能になります。

コミュニケーションで重要

• プレゼンテーション資料：PowerPointで作成したプレゼンテーション資料に、Excelで作成したグラフや表を埋め込むことで、より説得力のあるプレゼンを行うことができます。

社内連携で有用

• 社内ツール：多くの企業では、社内報や議事録をWordやExcelで作成しています。これらのツールを使いこなすことで、円滑なコミュニケーションを図ることができます。

ITエンジニアが身につけるべきOfficeスキルの具体例

• Word
  • 文書の書式設定：フォント、段落、表、図形など、文書の見た目を整えるための基本的な操作
  • テンプレートの作成：よく使う文書のフォーマットをテンプレートとして保存することで、効率化を図る
  • トラックチェンジ：複数人で文書を作成する際の変更履歴を管理する
• Excel
  • データ入力：データの正確な入力と整理
  • 関数：SUM、AVERAGE、IFなどの関数を使って、データを計算したり、条件に基づいてデータを抽出したりする
  • グラフ作成：データを視覚的に表現するためのグラフの作成
  • ピボットテーブル：大量のデータを集計・分析するための強力なツール
• PowerPoint
  • スライドの作成：テンプレートを活用して、見やすいスライドを作成する
  • アニメーション：視覚的に訴求力のあるプレゼンテーションを作成する
  • デザイン：一貫性のあるデザインでスライドを作成する

Officeスキルを習得する方法

1. オンライン学習
   • Microsoft Officeの公式チュートリアル：Microsoftが提供する無料のチュートリアルで、基本的な操作を学ぶことができる
   • ハロー！パソコン教室などのスクール：オンラインや現地でサービスを提供しているスクールを利用する。わからない部分を聞くことができサポートを受けることができるため、初心者にも安心。

2. 書籍
   • 初心者向け：図解やイラストを多用した、わかりやすい入門書
   • 実践向け：ビジネスシーンで役立つテクニックが満載の書籍

個人的に読み進めやすかった書籍は以下です。MOS試験用の書籍ですが基本的な知識が抑えられるため、読み込むことで機能について理解ができます。

3. 資格取得
   • MOS試験：Microsoft Office Specialistの略で、Officeスキルを客観的に評価する資格

Officeスキル習得のメリット

• 業務効率化: 作業時間を短縮し、より高度な業務に集中できる
• コミュニケーション能力の向上: わかりやすい資料を作成し、円滑なコミュニケーションを図ることができる
• キャリアアップ: Officeスキルは、どの業界でも求められる汎用性の高いスキルであり、キャリアアップにつながる可能性が高い

ITエンジニアに転職する場合に、Officeスキルがあることで採用率が上がる可能性があります。
またMOS資格を取得していると大きく採用率が向上し、年収のアップにつながる可能性もあります。比較的難易度は低いですが、近くの知名度と需要は高いため、ぜひ取得しましょう。

MOSやプログラミングスキルが学べるスクール紹介(オンライン/現地)

スクールでおススメなのが、「ハロー！パソコン教室」です。

長い歴史と実績を持つスクール「ハロー！」とは？

2000年から開講され、20年以上の歴史と実績があるスクールになっています。初心者でもPCスキルを身につけることができ、パソコンの苦手な人や触れてきたことがない人への駆け込み寺として選ばれてきました。

「ハロー！」には２つの講座受講方法があります。

1.現地の教室

全国に約185校（2024年3月時点）ある教室を選んで通うことができます。オンラインでは不安！みっちり学びたい！という人にはおすすめです。

2.自宅で学べるオンライン校

オンラインでも受講が可能となっており、教室に通う場合と同じ内容を学ぶことができます。自宅から受講できるため、隙間時間を活用したい会社員や子育て中の主婦の人にもおすすめです。また不安な点があれば現地に行って質問することもできます。

「ハロー！」の強みは？

1.わかりやすいオリジナル教材

講座には、自社で開発したオリジナルの映像やテキストを使用しています。 長年多くの生徒様と向き合い、初心者の方がつまづきやすい点を熟知しているからこそ作れる、 わかりやすさにとことんこだわった教材が定評です。

2.低価格×高品質

多くの人に学びを提供し、長く使えるスキルを身に付けていただきたい。 その思いから、良質な講座をコストパフォーマンスの良い価格で提供しています。 価格が安い秘訣は、広告費を抑えていることや不要な経費を削減して、生徒ファーストで考えてきた経営スタイルにあります。

おすすめの講座

1.MOS対策講座

受講者の合格率97.3%を誇る、大人気の講座。 MOS365、MOS2019、MOS2016の講座があります。 長年のノウハウをもとにした教材に加え、オリジナルの練習問題も豊富。 カリキュラムをこなすことで、合格する力が自然と身に付きます。

個人的には、最新のMOS365がおすすめです。

2.Python超入門講座

「超入門」と名の付く講座で学んでいても、挫折してしまう方が多いプログラミング。 なぜ挫折が多いかというと、市販の教材には「初心者とはいえ、これは当然知っているはず」と、 暗黙のうちに省かれている内容があるからなんです。 ハロー！の入門講座では一般的な「入門」の手前、初歩の初歩から徹底して解説。 初心者でも理解しやすく、イチから丁寧に学べます。

3.AI実務能力基礎講座

多くの企業が、業務にAIを導入し始めている現代社会。 これからの時代は、エンジニアなどの専門職だけでなく、 いわゆる「一般事務」のような職種でも、AIを使いこなす力が求められます。これから到来するAI時代も、自信を持って働き続けるために。 実践的なワークで、ビジネスで役立つ今話題のChatGPTの使い方が身に付きます。

まとめ

ITエンジニアにとって、Officeスキルはプログラミングスキルと同様に重要なスキルです。WordとExcelの基礎をマスターすることで、業務効率化、コミュニケーション能力の向上、そしてキャリアアップにつながります。

この記事を参考に、ぜひOfficeスキル習得に挑戦してみてください。